智能档案管理系统
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  • 方案详细介绍
    一.应用背景
    库房档案、抵质押物品、印鉴卡等会计凭证数量较大,每次盘库或出入库,都全靠人工参与,要耗费大量人力和时间且出错的风险较大;另外,若要随时获得库房里所管辖的分支机构对应的档案数量而靠人工来数是不现实的;档案保管的时间有的长达30年,面对海量的档案紧靠人工管理的难度越来越大;且对档案的非法出库未做实施监控,随时存在档案遗失风险。
    二.用户需求
    库房对不同保管品,划分不同库房号。例如:库房号01抵质押品,库房号02印鉴卡,库房号03账户资料等等。
    入库时间界定,收到实物。分前台柜员,后台管库员。
    出库预约,提前1天,允许T+1月。
    门禁报警功能:正式出库(移库),系统未登出告警;临时出库(返回时间)时间具体,到指定日,系统未登出告警,未按时返回告警;
    查库,不同角色,不同权限,不同物品种类对应不同查库频率,查库结果返回(总体值与明细)。
    总、分、支行实物库房平行关系。
    三.设计理念
    利用RFID识别技术结合工控技术及无线通信技术,随时自动识别文件柜里所存放的文件个数,并能自动识读出每个网点的档案个数及明细,做到高效、准确盘点;利用工作流技术,对档案出库申请进行流程化审批及出库的自动化流转;出库时自动识别出库档案,对未授权出库档案进行实时预警。 
    五.库房凭证软件系统功能
    5.1.系统管理(机构、角色、权限)
    5.1.1、组织机构:本系统按照树形分级、按照地区机构号设立库房。
    (1)分行:可对本单位以及所有分支机构库房进行管理
    5.7 标签打印
    在客户正式开户并提交预留印鉴卡时,经审核后,根据客户账户代号等相关信息(包括物品种类、账户代号、印鉴卡序号、客户名称、标签生成日期、生成机构,将物品种类+账户代号+印鉴卡序号做为电子标签的唯一识别码),打印印鉴卡的电子标签,还应输入该印鉴卡需入库保管的机构号。
    此时打印的电子标签计入“已生成未入库”电子标签序列。如需冲账功能:可重新(以账号+印鉴卡序号)打印生成标签,更新标签,原标签作废。
    5.8 档案登记建档
    具有“已生成未入库”电子标签的档案,在电子验印系统读取电子标签并建模后,做为需要入库保管的档案,向本系统中推送“待入库”的档案电子标签信息。(系统应每日将“已生成未入库”、“待入库”与当日新入库电子标签三者匹配,将已入库的电子标签从前两个序列中销除)
    5.9 档案入库
    档案办理入库保管,记录入库电子标签。入库类型包括:
    1、新建档案(印鉴变更后,更新的印鉴卡也视为新档案)入库:建模人将档案实物入本网点库房,或将实物移交上级机构入上级机构库房。
    2、再次入库:
    (1)档案移交:档案从其他机构移交至本机构,从对方机构出库,本机构未做接收,记录为“待入库”,本机构完成接收时,转换为“入库”。
    (2)内外部检查调阅或电子验印系统自动核验不通过等,需要调阅后归还入库,在归还时,读取印鉴卡电子标签,从“待入库”记录转为“入库”。
    5.10 档案出库
    库房保管的印鉴卡、抵质押物等档案由于保管机构变更、账户销户等原因,需要出库操作,可选择“出库事由”(移交、借阅/核验、销户、变更、遗失),出库事由可参数维护增加选项。具体包括:
    1、临时出库,仍应跟踪电子标签直至再次入库
    (1)由于档案在使用中可能随账户迁移在机构间发生移交。从一机构出库,另一机构未做入库,记录为“待入库”,另一机构库房完成接收时,转换为“入库”。
    2、永久出库,并注销电子标签
    (1)印鉴档案等变更出库
    客户预留印鉴需要变更时,新签样印鉴卡入库,此时旧印鉴卡应出库并注销电子标签。电子验印系统推送印鉴变更信息至本系统。
    (2)账户销户出库
    档案随账户销户而出库,电子验印系统推送印鉴卡销户信息至本系统。
    (3)档案遗失注销
    对于档案库中的实物遗失,办理出库,注销电子标签。
    5.11.档案统计、检索、监控、盘查
    1、风险监控
    (1)待入库提示:应入库但是尚未入库的给予提示:包括新建模档案;档案移交;档案借阅与核验等临时出库超期未还。
    (2)与电子验印系统匹配:月末电子验印系统中有效印鉴卡与本系统入库印鉴卡不一致时,给予提示。
    2、报表统计与检索
    可查询在库档案数量、明细,应入库档案信息及临时出库申请人等
    3、库房盘查
    可输入条件,查询并导出目前符合条件的印鉴卡数量、明细信息,并与阅读器获取的库房实物进行核对,比对系统与实物两者差别,并建立盘查记录,含盘查时间、盘查结果、印鉴卡保管人、检查人。
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